Se 2020 pode nos trazer ensinamentos úteis, um deles foi a readaptação do convívio social e profissional. A pandemia obrigou muita gente a migrar suas conversas para o ambiente digital. Afinal, quem aí não participou de uma reunião online com amigos ou colegas de trabalho esse ano, não é mesmo?
As plataformas de videoconferência se tornaram as grandes protagonistas da internet e passaram a ser utilizadas tanto para fins profissionais – reuniões, treinamentos, entrevistas de emprego – como para fins pessoais – aniversários, happy hour com os amigos, aproximação com os familiares etc.
A plataforma Zoom, uma das mais utilizadas em tempos remotos, divulgou seu relatório de resultados do primeiro trimestre de 2020 com números exorbitantes: 169% de crescimento em relação ao ano passado. Outro mercado que viu sua demanda crescer graças ao boom de utilização de videochamadas foi o da transcrição.
A demanda por transcrições de gravações de reunião online cresceu conforme os setores importantes migraram seus serviços para o ambiente digital, obrigando muitos profissionais a gravar suas videochamadas como uma forma de documentar o conteúdo. É o caso da telemedicina – por meio de consultas online – e até mesmo o ensino a distância, que obrigou milhares de alunos e professores a se readaptar.
Com tanto assunto importante sendo tratado de maneira online, começaram a surgir algumas dúvidas: como gravar uma reunião online? É possível legendar um vídeo? Quais as melhores ferramentas para gravar uma reunião com qualidade? Qual a melhor forma de transcrever um vídeo?
Pensando nisso, separamos algumas dicas para você implementar no seu dia a dia e transformar as suas reuniões em documentos valiosos – seja por motivos profissionais, seja por motivos pessoais – e gravá-las da melhor forma, facilitando, assim, degravações, transcrições e arquivos de qualidade. Vamos nessa?
Dicas para gravar uma reunião online
Muitas das videochamadas que acontecem hoje em dia vão muito além de uma simples conversa casual. Com o trabalho remoto, tudo que é tratado como negociação profissional passou a ser acertado em ambientes digitais. Por isso, muitas plataformas passaram a disponibilizar a opção de gravação de vídeo.
Ao gravar a sua reunião online, você pode guardar os arquivos tanto na plataforma como no computador para serem revistos em casos de treinamentos, negociações ou até mesmo para relembrar um momento divertido com os amigos.
Entretanto, para você adquirir uma boa gravação, é preciso se atentar a alguns aspectos. Você já deve ter notado, durante uma reunião online, que nem sempre todos os membros possuem qualidade na transmissão da imagem.
Ou talvez, o problema esteja até mesmo com a sua câmera. E vamos combinar que uma videochamada mal gravada no meio de uma negociação importante só pode trazer consequências desagradáveis, não é mesmo?
Por isso, antes mesmo de pensar em gravar a reunião online, é preciso se atentar a algumas dicas para evitar surpresas desagradáveis quanto à qualidade do vídeo. Existem vários macetes que ajudam você a gravar vídeos com boa qualidade de som e imagem. Confira a seguir.
Invista em uma boa conexão de internet
Não tem nada mais frustrante que, durante a reunião online, o vídeo começar a travar. E a má conexão da internet pode ser um dos grandes vilões desse incômodo.
Uma dica valiosa para quem está prestes a entrar em uma videoconferência do computador é substituir a conexão wi-fi do desktop por uma conexão via cabo de rede. Dessa forma, você terá uma conexão mais limpa e sem interferência de outros dispositivos digitais.
Se você não tiver a opção de realizar a troca momentânea do wi-fi pelo cabo de rede – em casos de gravação pelo celular, por exemplo –, invista nestes macetes para melhorar a conexão do wi-fi:
- Traga o roteador para perto do modem;
- Mantenha-o sempre na posição mais alta possível;
- Restrinja o número de pessoas conectadas ao wi-fi;
- Limite as atividades online, como downloads, vídeos em segundo plano etc.
Já para testar a qualidade da webcam, você pode utilizar recursos da própria plataforma de vídeos ou um site específico: o Teste de Webcam ajuda a detectar se a sua internet comporta uma reunião online no momento, além de apresentar as principais características da sua câmera.
Extra: as plataformas de reunião online disponibilizam mais opções de ferramentas de edição e gravação nas versões para desktop. Portanto, prefira sempre realizar a videochamada pelo computador ao invés do smartphone.
Use fones de ouvido com microfone
Pior do que uma imagem travando, só mesmo o áudio falhando. Afinal, muitas vezes, o que precisamos mesmo em uma reunião online é de um som de qualidade para compreender a fala do outro. Portanto, é imprescindível que você se atente às ferramentas de áudio antes mesmo de iniciar uma videochamada.
E a primeira dica para melhorar a qualidade do áudio da reunião online é simples: invista em um bom fone de ouvido. Dê preferência para os que possuem microfone embutido, assim fica mais fácil de ajustar tanto a fala como a audição, mantendo um nível equilibrado para a gravação.
Outra grande vantagem dos fones de ouvido é que eles abafam o som externo. Sabe aquele barulho de automóvel passando lá fora bem na hora que seu chefe explica algo importante? Ele pode ser evitado se a acústica do ambiente estiver controlada.
O mesmo vale para ruídos dentro de casa, quanto menos som vazar, melhor a qualidade do áudio e, consequentemente, da chamada.
Extra: não esqueça de verificar se o áudio está ativado – tanto na plataforma online como nas configurações do aparelho – antes mesmo de iniciar a videoconferência, mas lembre-se de desativar o microfone sempre que outra pessoa estiver falando para não atrapalhar quem está na “vez”.
Atente-se à iluminação e à posição da câmera
Em tempos de reunião online, especialmente quando ligadas a motivos profissionais, é importante que você tome cuidado com a qualidade de imagem da videochamada.
Se a reunião acontecer durante o dia, vale a pena investir na iluminação natural do cômodo, isto é: abrir bem as cortinas e se posicionar de frente para ela. Neste caso, a câmera fica de costas, facilitando a contraluz para o rosto de quem está sendo filmado.
Já para reuniões noturnas, ou caso você não tenha uma boa iluminação no local, posicionar o aparelho que está sendo utilizado para a videochamada próximo de um ponto luminoso facilitará a nitidez da imagem.
Outro ponto importante que você deve se atentar é sobre a posição da câmera no vídeo. Afinal, não basta ajustar a iluminação e na hora de começar a reunião online aparecer apenas metade do rosto, não é mesmo? A recomendação é para que a câmera seja sempre posicionada na altura da visão, para manter uma postura ereta.
Extra: atenção para o cenário! Se não quiser virar meme na internet, lembre-se de nunca posicionar a câmera para ambientes de passagem, dessa forma você evita que outras pessoas circulem atrás de você e “vazem” na videochamada. Para situações profissionais, a dica é que o cenário seja o mais neutro possível.
Os melhores programas para gravar videochamadas
Agora que você já conhece as principais dicas para melhorar a qualidade de imagem e som durante a reunião online, chegou a hora de falarmos sobre as principais plataformas de videochamadas para gravar as reuniões online.
Ferramentas como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams estão em alta – seja para reuniões corporativas, seja para momentos de descontração com os amigos. Essas plataformas possuem configurações simples e permitem até mesmo que você salve as videochamadas.
Além das chamadas em vídeo, é possível ainda compartilhar a tela, conversar por meio de um chat online e até mesmo editar documentos em conjunto com os demais participantes. Existem inúmeras funções complementares que tornam a reunião online mais completa.
Por isso, separamos as principais características e diferenças entre as ferramentas de vídeo mais utilizadas para você escolher a que melhor se encaixa na hora de gravar a sua reunião online.
1. Zoom
Fenômeno em tempos de quarentena, o Zoom se tornou um dos aplicativos mais baixados do mundo em 2020. Um dos motivos para o programa ter conquistado o público mais que os outros é o fato de possuir uma plataforma simples de manusear.
A opção de gravação é disponibilizada a todos os participantes, mas por padrão, a plataforma permite que apenas o anfitrião grave a reunião. De qualquer forma, é possível conceder permissão de captura para todos os participantes. Confira o passo a passo:
- Abra o aplicativo do Zoom no computador e “crie uma reunião”;
- Clique em “Gravar” para iniciar a gravação;
- O indicador de gravação aparecerá para todos os participantes;
- Quando quiser pausar ou finalizar, basta clicar em “Pausa/Interromper Gravação”.
Lembre-se que o registro é único e será salvo apenas ao fim da reunião, portanto, não esqueça de finalizar. Após essa etapa, o Zoom iniciará o processo de conversão e registro da gravação. Ao finalizar, o programa gerará uma pasta com os arquivos de gravação.
Além de uma interface prática, o Zoom disponibiliza outras ferramentas básicas e gratuitas. Para utilizá-las, basta fazer um cadastro na plataforma. Você pode reunir até 100 pessoas em uma única reunião de até 40 minutos.
Os participantes não precisam de conta no site, você só precisa enviar um link para que eles acessem de onde estiverem, por computador ou smartphone.
2. Google Meet
Uma das melhores funcionalidades do Google Meet está no fato de ele estar associado a G Suite, a plataforma de aplicativos do Google. Dessa forma, acaba se tornando uma opção melhor para motivos corporativos – já que você pode incorporá-lo a outros recursos do Google, como a Agenda, o Maps, o Gmail etc.
Marcou uma reunião com o chefe para debater sobre um possível aumento de salário? Agende pelo Meet! Ele será incorporado automaticamente à sua agenda do Google e permitirá maior controle do seu calendário de responsabilidades.
E para gravar uma reunião? O Meet é um pouco mais complicado, portanto, siga os próximos passos:
- Antes de mais nada, você precisa ativar a opção de gravação no aplicativo do G Suite e também o Google Drive;
- Depois de iniciada a reunião, clique em “Gravar Reunião”. Os participantes serão avisados;
- Ao terminar, clique nos três pontos que indicam “Interromper gravação”.
O arquivo da gravação será enviado ao e-mail do organizador – no caso você – e ficará disponível em uma pasta automática gerada no Google Drive.
3. Microsoft Teams
Antes disponibilizado apenas para membros do pacote Office 365, a ferramenta de videochamadas da Microsoft foi liberada de maneira gratuita para o público geral após o aumento da demanda por trabalho remoto.
Em comparação a Zoom e ao Meet, a plataforma leva vantagem pela quantidade de pessoas aceitas por reunião: são permitidos até 250 em um único link. Dessa forma, acaba se tornando uma excelente opção para a realização de palestras, aulas e consultorias online.
Para gravar o evento ou reunião, siga esses passos:
- Inicie a videochamada e vá direto para o painel de controles de reunião, onde será possível selecionar “Mais Opções” > “Iniciar Gravação”;
- Para interromper ou finalizar a gravação, clique novamente em “Mais opções” > “Parar gravação”.
Da mesma forma que as outras opções de plataformas, todos os participantes do Teams são avisados de que o conteúdo está sendo gravado.
Na opção da Microsoft, as reuniões ficam salvas no SharePoint – em caso de reuniões de canal – ou no OneDrive – para outros formatos.
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