Caso uma pesquisa com os organizadores de congressos científicos fosse feita, sem dúvida nenhuma, a grande maioria iria afirmar que a maior dificuldade na organização está em encontrar patrocinadores. Esse problema existe independente do tamanho do evento.
É bem verdade que conseguir o financiamento por meio de órgãos como a Faperj, CNPq ou Fapesp não é uma tarefa impossível, mas quando se trata de arranjar patrocínio de empresas, a tarefa é muito mais árdua. Ainda mais em um ano de crise econômica, onde o patrocinador vai pensar 10 vezes, e uma vez mais para decidir patrocinar um congresso.
Assim, conhecer como encontrar e convencer um novo patrocínio é fundamental para que o congresso seja um sucesso. Dentro dessa linha, a existência de um e-book para o seu congresso pode ser o fator determinante para o patrocinador escolher investir o evento. Para entender o motivo disso, é importante, em um primeiro momento, entender por que é tão difícil conseguir um patrocinador.
Em busca de patrocinadores.
Por que é tão difícil conseguir um patrocinador?
A resposta para essa pergunta não é tão simples, mas ao mesmo tempo, ao pesquisarmos alguns números a situação fica clara. Segundo o último Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil, o Brasil possuí cerca de 590 mil eventos por ano.
Você não leu errado. Dentre congressos, seminários, simpósios, summits, o Brasil tem em média 590 mil eventos por ano. Já está ficando mais claro o porquê de ser tão difícil arranjar patrocinadores?
Diariamente, são cerca de 1.639 eventos. Dado essa quantidade, imagine quantos e-mails e propostas de patrocínio um diretor, gerente ou analista de marketing de uma empresa recebe por dia?
Além disso, muitas vezes o organizador do evento, por possui um caráter muito mais de pesquisador, não fala a mesma língua da empresa e por isso não consegue arrematar o patrocínio. Assim, é fundamental entender o que é importante para um patrocinador.
Como um patrocinador pensa?
Uma mente voltada para resultados.
Entender como um patrocinador pensa e o que ele busca no momento em que está patrocinando um congresso científico pode ser decisivo em um processo de negociação com uma empresa.
Por mais “bonzinho” que o patrocinador possa parecer e acreditar no potencial das ideias que serão debatidas no congresso, em última análise, o que ele busca é visibilidade para a empresa e fortalecimento da marca, perante o seu público.
Tendo isso em mente, o que ele espera ver na proposta de patrocínio são dados que mostrem o retorno do seu investimento. Dentre as informações, as principais a serem mostrados são:
- Número esperado de participantes
- Número de dias do evento
- Exposição da marca durante o evento
- Perfil do congresso
- Exposição na mídia
Com essas informações, é possível que a empresa consiga fazer um cálculo de retorno sobre o investimento. Obviamente, em cima do cálculo, haverá fatores tratados como subjetivos, como o perfil do congresso, mas há formas de mensuração desses pontos também.
Agora que você já sabe o que o patrocinador quer ver – números – a grande questão é, há alguma outra forma de aumentar a visibilidade e exposição da marca do patrocinador, de modo que o retorno sobre o seu investimento seja maior e ele tenha maior inclinação a patrocinar o evento?
A resposta para essa pergunta é sim e o meio é o e-book.
E-book: A chave para conseguir patrocínios
E-book: a peça que faltava no seu quebra-cabeça.
Conforme explicado no nosso post, – como desenvolver um e-book para o seu congresso – um e-book desenvolvido a partir de um congresso, nada mais é do que a transformação de todo o conteúdo que foi abordado durante um evento em um material digital. Dado que o patrocinador deseja exposição, um e-book pode ser a chave para o sucesso. Vamos entender o porquê:
- Mais exposição para os participantes
Considerando que o e-book seja divulgado inicialmente para todos os participantes do evento, é nítido que a exposição do patrocinador para essas pessoas será maior. Um exemplo é útil nessas horas para entender.
Vamos pensar em 2 congressos distintos. O congresso A expôs a marca do patrocinador durante todo o evento, 3 dias de evento, e uma vez que o evento acabou, nenhum dos participantes tiveram contato de novo com a marca do apoiador.
Já no congresso B, além da exposição do patrocinador durante todo o evento, também 3 dias de evento, desenvolveu um e-book com a marca do patrocinador em destaque nele. Todos os participantes, após 1-2 meses, receberam esse e-book e todas as vezes que se interessaram em ler algum conteúdo do e-book, foram expostos a marca do patrocinador.
Em qual dos dois cenários você acha que o patrocinador se deu melhor? A resposta está clara, não está?
- Exposição para não participantes.
Voltando ao exemplo do congresso A, o mesmo teve 300 participantes. A visibilidade em termos de pessoas terminou nesse número. Apenas os 300 participantes viram a marca do patrocinador.
Já no congresso B, onde um e-book foi gerado após término do evento, esse material foi encaminhado para uma série de pessoas da área do congresso, mas que por qualquer motivo, não puderam participar. Só que o número de pessoas que estavam nesse grupo era de mais de 1000 pessoas. Assim, um grande número de pessoas que não viram a marca do patrocinador, pois não estavam no congresso, vão ser expostos a ela por meio do e-book.
O que isso significa? Mais exposição e maior retorno sobre o patrocínio para a empresa.
- Exposição para mídia
Por fim, além da mídia tradicional que um congresso já possuí, o desenvolvimento de um e-book pode ser usado como um instrumento para divulgação em blogs e revistas da área.
Para cada site ou meio da área, é possível enviar uma cópia do e-book que pode facilmente ser usado para alguma matéria mais concreta sobre o congresso. Caso isso seja feito, a exposição sobre o congresso aumentará exponencialmente, o que por fim, aumentará a exposição para o patrocinador.
Assim, caso o congresso invista no desenvolvimento de um e-book, esse é um instrumento que facilmente pode ser usado como argumentação para um patrocinador dado o potencial que o mesmo trará de exposição para a marca.
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Agora que você já sabe os motivos pelos quais seu patrocinador precisa de um e-book, que tal conhecer os serviços oferecidos pela Transcrito Já?
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