A ata é um documento que está presente em diversas situações que envolvem um grupo de indivíduos deliberando sobre um assunto. Porém, você sabe por que esse documento é tão importante e muitas vezes necessário?
Uma ata de reunião contém informações valiosas que podem servir tanto como um registro histórico do que foi discutido, quanto como um incentivo para que tudo acordado pelo grupo durante a reunião seja colocado em prática.
Esse documento também pode e deve ser produzido em diversas situações, sendo mais conhecidas as atas de condomínio, atas de congresso, atas de assembleia, atas de reuniões empresariais, entre outras.
Então, se você tem dúvidas sobre esse documento indispensável, confira a seguir nosso guia para entender por completo as atas de reunião, sua importância, principais elementos e como criá-las.
O que são atas de reunião e por que são importantes?
A ata é um documento cujo objetivo é relatar resumidamente, porém com precisão, o que ocorreu durante uma reunião. Dessa forma, na ata de reunião, assim como na ata de assembleia ou ata de congresso, devem ficar registradas todas as informações, dados, discussões e decisões tomadas pelo grupo de pessoas presentes.
Além disso, a ata de reunião deve conter alguns elementos obrigatórios como data, local da reunião, dados sobre os participantes e assinaturas, tudo dependendo do tipo de ata que será criada, como veremos no próximo tópico deste artigo.
As atas são redigidas em situações como:
- Reuniões empresariais;
- Reuniões de condomínio;
- Assembleias;
- Conselhos;
- Congressos;
- Conferências.
Elas devem ser redigidas por uma terceira pessoa, ou seja, alguém que não participe efetivamente da reunião ou das discussões levantadas. Por isso, esse trabalho é muitas vezes designado aos secretários. Porém, ele também pode ser realizado por outra pessoa escolhida previamente pelo grupo para a tarefa.
Afinal, por que a ata de reunião é tão importante?
Atas são documentos oficiais que servem como prova do que foi discutido e acordado em uma reunião. Sem ela, decisões importantes tomadas podem ficar sem um atestado confiável do ocorrido.
Mesmo em uma ocasião onde não é obrigatória, a produção de uma ata pode fazer diferença na hora de relembrar resultados, acordos, tópicos que já foram abordados e até mesmo a forma como os participantes colocaram suas palavras em prática.
Por exemplo, se durante uma reunião de condomínio o responsável pela manutenção do prédio estipular uma verba para a pintura da fachada, é importante ter esse número registrado oficialmente na ata de condomínio. Assim, posteriormente, todos os interessados podem conferir se o acordo foi cumprido no tempo e preço combinados.
A ata apenas pode ser alterada pela pessoa que a redigiu, sendo que as atas tradicionais nem mesmo admitem espaço para erros ou rasuras em sua estrutura. Outra característica importante que torna esse documento ainda mais confiável.
Atas de reunião também variam em importância e obrigatoriedade de acordo com a organização. Em certos casos elas devem ser registradas em cartório.
Como produzir uma ata de reunião?
Primeiramente, a produção da ata de reunião, como já citamos, deve ser feita por alguém que não participe ativamente da assembleia. Então, a pessoa que irá redigi-la é apenas um espectador que irá relatar os fatos ocorridos.
Uma vez decidido quem escreverá a ata, é importante decidir qual tipo de documento será produzido: uma ata informal ou uma ata formal.
Essa escolha dependerá do que a reunião e organização exigem. Caso a ata deva ser entregue em um cartório, ela deverá ser formal. Caso contrário, ficará a cargo da organização escolher.
A maior diferença entre elas se dá na maneira como são redigidas e nos elementos obrigatórios que precisam ser registrados. No entanto, o intuito da ata de servir como um resumo das discussões permanece o mesmo, seja ele na ata de congresso, ata de condomínio etc.
Dessa forma, confira a seguir as características de cada uma:
Ata informal
Como o próprio nome já diz, a ata informal não exige tantas formalidades e não tem um formato e linguagem tão restritos. Ela é comum em reuniões empresariais, já que muitas companhias criam seu próprio modelo de ata a ser seguido.
Confira os elementos que não podem faltar na produção de uma ata de reunião informal:
- Tema ou pauta da reunião;
- Data e local onde a reunião ocorreu;
- Horário de início e fim;
- Pessoas presentes e o cargo de cada uma delas;
- Relato das discussões que ocorreram durante a reunião;
- Todas as decisões tomadas;
- Compromissos, tarefas designadas e seus prazos para execução.
Dependendo do modelo de ata de cada empresa, outras informações podem ser adicionadas ao documento, como o registro de ausências e a assinatura de uma ou mais pessoas ao final da reunião.
Ata formal
Já a ata formal é aquela que segue as regras tradicionais deste documento para registro em cartório. Seu formato é em texto corrido, sem linhas em branco, de forma que não haja possibilidade de alterações posteriormente.
Ela também não admite rasuras e palavras abreviadas. Seus números devem ser escritos por extenso e ela deve ser redigida no tempo verbal pretérito perfeito do indicativo.
Veja os elementos presentes na produção de uma ata de reunião formal:
- Abertura: nome da instituição, data, local, horário de início e término da reunião;
- Legalidade: declaração de quórum mínimo (número suficiente de participantes para oficializar a reunião);
- Expediente: nome dos participantes e ausentes na reunião, seus cargos, justificativas das ausências e outras observações;
- Ordem do dia: discussões realizadas, decisões tomadas, posição de cada participante sobre discussões, votos e resultados (em caso de eleições);
- Encerramento: fechamento da reunião pelo redator;
- Assinatura dos participantes.
Atenção: caso a reunião não ocorra por ausência de quórum mínimo, deve-se registrar esse acontecimento em ata.
5 informações importantes sobre a ata de reunião
Agora que você já sabe todos os elementos que não podem faltar em uma ata de reunião informal e formal, confira mais algumas informações que vão te ajudar na hora da produção do documento.
1. É possível gravar a reunião
A produção de atas atualmente é muito mais flexível em todos os sentidos. Com a autorização do responsável e dos participantes, podemos gravar a reunião com ajuda de um dispositivo com microfone ou câmera.
Assim, o redator pode trabalhar na ata após o encontro ou até mesmo enviar a gravação para que uma empresa profissional produza a ata de reunião, assembleia, congresso etc.
2. Ela deve ter uma linguagem simples e direta
Por ser um documento oficial, existe muita confusão sobre qual tipo de linguagem devemos utilizadar na produção de uma ata.
Em geral, ela deve ser clara e objetiva, para facilitar a compreensão e não gerar dúvidas sobre as discussões e conclusões da reunião. Ela também deve ser escrita na norma-padrão da língua portuguesa, no tempo verbal pretérito perfeito do indicativo.
3. A ata deve ser acessível a todos
Após a finalização da produção de uma ata, a divulgação deve ser feita para todos aqueles cujo assunto diz respeito. Por exemplo, uma ata de assembleia de condomínio deve ser distribuída para todos os condôminos, para que eles fiquem a par das decisões tomadas na reunião.
Essa divulgação pode ocorrer por e-mail ou outros canais online, mas também recomendamos a criação de um livro de atas, ou seja, uma pasta física para armazenamento de todas as atas produzidas.
4. Ela não pode ser modificada
Podemos redigir atas à mão ou digitadas em computador. Em ambos os casos, elas não podem ser modificadas após concluídas e assinadas por membros da reunião.
Por isso, as atas formais são criadas de forma que não haja espaço para modificações, e quando digitalizadas, são distribuídas no formato PDF, o que dá validade ao documento.
5. No caso de erros
Quando escrevemos a ata de reunião de maneira informal, há mais espaço para correções, principalmente quando essa produção não acontece simultaneamente à reunião.
Já no caso da ata tradicional, quando ocorre algum erro, o redator pode escrever expressões como “digo”, “em tempo” ou “quer dizer” e então escrever a informação da maneira correta.
Transcrição de áudio: uma opção para a produção de atas
Redigir uma ata pode ser uma tarefa complicada para alguém que não tem experiência com esse gênero textual, afinal, esse documento ainda utiliza algumas regras rígidas no formato devido a sua natureza formal.
Porém, já é possível contratar empresas que realizam o trabalho de produção de atas de reunião, atas de condomínio, atas de congresso, atas de assembleia, entre outras.
Para a criação da ata por meio de uma empresa, é necessário que o áudio tenha uma boa qualidade, além de identificar os participantes da assembleia pelos nomes. Sem isso, o redator, que não estava presente durante a reunião, ficará impossibilitado de identificar as falas e propostas de cada participante, algo essencial para o documento.
No caso de reuniões onde é possível fazer a gravação de áudio ou vídeo, essa é uma ótima opção para quem tem dificuldade em produzir o documento ou apenas não tem tempo para realizar a tarefa com a atenção necessária.
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